Immer mehr Unternehmen setzen auf virtuelle Meetings, anstatt physische Konferenzen zu organisieren. Doch hinter dem digitalen Austausch stehen trotzdem oftmals noch eine Menge Fragezeichen: Was ist der Unterschied zwischen einer Web- und einer Videokonferenz? Welche Vorteile haben virtuelle Meetings gegenüber Gesprächen von Angesicht zu Angesicht? Wie organisiert man erfolgreiche virtuelle Meetings und welche Tools sollte man benutzen? Die Antworten findet ihr hier.
Telefon-, Web- und Videokonferenzen
Eine Telefonkonferenz ist in der Regel nichts anderes als ein Telefonat mit mehr als zwei Teilnehmern und wird verwendet, wenn für das Gespräch ausschließlich Audioinhalte vonnöten sind. Der ursprüngliche Zweck von Videokonferenzen war, wie der Name schon verrät, der zusätzliche Austausch von Videobildern. Webkonferenzen hingegen ermöglichten das Echtzeit-Teilen von Daten und Dokumenten durch das Internet. Da die beiden letzteren Technologien im Laufe der Jahre deutlich ausgeklügelter wurden und heutzutage auch dieselben Endgeräte verwenden, sind sie oft kaum noch auseinanderhalten. Hinzu kommt, dass die Video- und Webkonferenzen Features voneinander übernommen haben und dadurch zu echten Alleskönnern geworden sind.
Vorteile
Virtuelle Meetings finden bei Unternehmen vor allem für ihre Einsparung von Ressourcen Anklang. Anreisekosten, Übernachtungen und die Versorgung der Mitarbeiter auf Business-Reisen verschlingen über größere Zeiträume Unmaßen an Geld und kosten zudem viel Zeit.
Digitale Konferenzen schaffen diese Probleme ab, ermöglichen räumliche sowie zeitliche Flexibilität und können kurzfristiger durchgeführt werden. Wie bereits besprochen werden die Systeme und Tools durch den stetigen technologischen Fortschritt außerdem immer stabiler und vielseitiger. Mit der Digitalisierung der Meetings steigt zudem ihre höchstmögliche Teilnehmerzahl und realisiert damit großangelegte Konferenzen mit sehr wenig Aufwand. Trotzdem gilt es, für erfolgreiche virtuelle Meetings, einige Punkte zu beachten.
Voraussetzungen
Vorbereitung
Eine virtuelle Konferenz steht und fällt mit ihrer Vorbereitung. Vor dem Gespräch sollten sich alle Teilnehmenden folgende Fragen stellen: Welchen Zweck hat das Meeting? Was soll am Ende erreicht sein? Wie viel Zeit ist nötig und steht zur Verfügung? Wer übernimmt welche Rollen? Wie geht es nach dem Meeting weiter?
Technologie
Genau wie manchmal ein Flug ausfällt oder sich der Zug verspätet, kann auch mal das Internet Aussetzer haben oder das Tool der Wahl zicken. Im Vorhinein ist stets von allen Parteien zu prüfen, ob am eigenen Ende alles funktioniert. Außerdem lohnt es sich, einen Back-Up-Plan zu haben, falls auf die Kürze nicht lösbare Probleme, wie ein kompletter Internetausfall, auftreten sollten.
Tools
Natürlich ist es auch wichtig, passende Tools auszuwählen. Der Branchenführer ist dank günstigem Preis und einfacher Bedienung
Skype for Business.
Cisco WebEX bietet eine umfangreichere Funktionsauswahl an, die sich aber auch im Preis niederschlägt.
Teamviewer komplettiert das Trio der gängigsten Konferenz-Apps mit seinen hohen Sicherheitsstandards, kann jedoch statt gemietet nur gekauft werden. Zur digitalen Mitvisualisierung wird in vielen Unternehmen
Office 365 verwendet, da das Programm Screen- und Filesharing ermöglicht und zusätzlich Skype integriert.
Mural beispielsweise fungiert sogar als ein virtuelles Whiteboard, mit dem man digitale Post-Its in Echtzeit erstellen und virtuelle Meetings auf eine neue Art visualisieren kann.
Engagement
Die Gefahr, dass Teilnehmer während virtuellen Meetings gedanklich abschweifen oder sich mit etwas völlig anderem beschäftigen, ist aufgrund der räumlichen Trennung höher als bei traditionellen Konferenzen. Der gezielte Einsatz von Storytelling in Form von Analogien oder eigenen Erfahrungen kann das Aufmerksamkeitslevel hochhalten und ist dabei effektiver als einfache Listen oder schlichte Aufzählungen. Auch visuelle Reize wirken der Langeweile entgegen
Generell fällt es Menschen leichter, Gesehenes statt Gehörtes beizubehalten und solange sich die Gesprächsteilnehmer auf ein Bild oder Video konzentrieren, ist die Gefahr der anderweitigen Ablenkung niedriger. Bei Telefonkonferenzen, die komplett ohne Bild auskommen müssen, könnte man mit einer zuvor verschickten Agenda Abhilfe verschaffen. Wie bereits angeschnitten, kann es außerdem sinnvoll sein, feste Rollen (z.B. Time-Keeper) zu vergeben und stillere Teilnehmer nach ihrer Meinung zu fragen, damit jeder die Chance hat, sich einzubringen.
Abschließend
Es bleibt also zu sagen, dass sich der weltweiten Digitalisierung auch Business-Meetings nicht entziehen konnten. Aber warum auch – der Wegfall von ständigen Geschäftsreisen schont nicht nur das Klima und den Geldbeutel der Firmen, sondern auch die Gesundheit ihrer Mitarbeiter. Dieser Trend wird auch in der Zukunft keinen Halt machen, denn je ausgeklügelter und flächendeckender die Kommunikationstechnologie wird, desto obsoleter werden herkömmliche Konferenzen.
